Si gestionas un albergue en Cataluña, el registro de viajeros no se hace igual que en el resto de España. Aquí no hay que conectarse a SES.Hospedajes: la comunicación va a los Mossos d'Esquadra, y la Generalitat se encarga de trasladar los datos al Estado. Este artículo se centra en la parte operativa: cómo es el envío al portal de los Mossos, cómo funciona el envío de ficheros masivos, por qué se rechazan los ficheros y cómo evitar teclear los datos a mano.
Si buscas una visión general de la normativa y de las diferencias entre Mossos y SES.Hospedajes, la tienes en nuestra guía del registro de viajeros. Aquí vamos a lo práctico.
¿Por qué un albergue de Cataluña comunica a los Mossos y no a SES.Hospedajes?
El registro de viajeros en España lo regula el Real Decreto 933/2021. En la mayor parte del territorio, los establecimientos envían los partes a SES.Hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior.
Cataluña es distinta. Los establecimientos catalanes comunican sus viajeros solo a los Mossos d'Esquadra, a través de registreviatgers.mossos.gencat.cat. La Dirección General de la Policía lo aclaró en una nota del 7 de agosto de 2024: la Generalitat traslada esos datos al Estado, así que los establecimientos de Cataluña no tienen que darse de alta ni enviar nada a SES.Hospedajes.
Esto tiene una consecuencia importante para elegir software: un programa que solo sepa enviar a SES.Hospedajes no te resuelve el problema si estás en Cataluña. Si tienes establecimientos fuera de Cataluña, el procedimiento es otro y lo explicamos en SES.Hospedajes para albergues: qué es, quién está obligado y cómo enviar.
¿Cómo se comunican los viajeros en el portal de los Mossos?
El portal de registro de viajeros de los Mossos permite, en esencia, dos maneras de trabajar:
- Alta manual de cada viajero: rellenas un formulario por persona. Es viable si recibes pocos huéspedes, pero se vuelve inmanejable con grupos.
- Envío de ficheros masivos («Enviament de fitxers massius»): subes un fichero que contiene los datos de varios viajeros a la vez, en el formato que define el propio portal.
Un punto clave: los Mossos no tienen webservice. Es decir, ningún programa puede enviar los datos automáticamente a su sistema como sí ocurre con SES.Hospedajes. Siempre habrá un paso humano: alguien del equipo entra en el portal y sube el fichero. Lo que sí se puede automatizar es la preparación de ese fichero, que es donde se pierde más tiempo y donde aparecen los errores.
El acceso al portal se hace con las credenciales del establecimiento. Si todavía no estás dado de alta o tienes dudas sobre cómo obtenerlas, la referencia es el propio portal de los Mossos o la administración competente; no conviene fiarse de instrucciones de terceros que pueden estar desactualizadas.
¿Por qué el envío masivo es casi obligatorio en un albergue?
Un hotel puede recibir a una pareja, luego a una familia, luego a un viajero solo. Un albergue o una casa de colonias recibe a menudo un grupo de cuarenta personas que llega a la vez: una escuela, un esplai, un club deportivo. Dar de alta uno por uno a cuarenta viajeros en un formulario web es lento y es la receta perfecta para errores de tecleo.
Con el envío de ficheros masivos, el trabajo se reduce a tres cosas: tener los datos correctos, generar el fichero en el formato exacto y subirlo. Si los datos ya están en el programa de reservas (porque los huéspedes los han introducido en el check-in online, por ejemplo), la generación del fichero puede ser cuestión de un clic.
¿Por qué el portal rechaza un fichero de viajeros?
El portal valida el fichero antes de aceptarlo. Las especificaciones exactas (campos, orden, longitudes, codificación) están en la documentación técnica que publica el propio portal de los Mossos, y es ahí donde hay que comprobarlas. Pero, en la práctica, los rechazos suelen venir de unas pocas familias de problemas:
1. Datos obligatorios vacíos
Falta el número de documento, la fecha de nacimiento, la nacionalidad o la fecha de entrada de algún viajero. En grupos es muy habitual: el responsable envía una lista con nombres y apellidos, pero sin documentos de los menores o sin segundos apellidos.
2. Formato incorrecto de un campo
Fechas escritas en un formato distinto del que espera el portal, documentos con espacios o guiones, tipos de documento que no coinciden con el número introducido (por ejemplo, un pasaporte marcado como DNI) o códigos de país que no siguen la codificación prevista.
3. Estructura del fichero alterada
Ocurre mucho cuando el fichero se prepara a mano en una hoja de cálculo: columnas desplazadas, separadores cambiados al guardar, filas de cabecera que no deberían estar o una codificación de caracteres que estropea las tildes y la «ñ» de los apellidos.
4. Incoherencias entre fechas
Fechas de salida anteriores a la de entrada, fechas de nacimiento imposibles o estancias registradas con una fecha de entrada que no corresponde a la llegada real del grupo (por ejemplo, porque se cambió la reserva y nadie actualizó el registro).
5. Viajeros duplicados o mal agrupados
Un mismo huésped enviado dos veces por haber subido el fichero repetido, o viajeros asignados a una estancia que no es la suya. No siempre provoca un rechazo, pero sí deja un registro desordenado que luego cuesta corregir.
Casi todos estos errores tienen el mismo origen: los datos pasan por demasiadas manos (el cliente, un correo, una hoja de cálculo, la persona de recepción) antes de llegar al fichero.
Checklist: cómo preparar y enviar el fichero sin rechazos
- Recoge los datos antes de la llegada. Pide al cliente o al responsable del grupo que complete los datos de cada viajero con antelación, idealmente mediante un formulario de check-in online y no por correo.
- Revisa los menores y los documentos extranjeros. Son los casos donde más faltan datos o se confunde el tipo de documento.
- Comprueba las fechas reales. Si la reserva ha cambiado de fecha o de número de personas, actualízala antes de generar el fichero.
- Genera el fichero desde el programa, no desde una hoja de cálculo. Así evitas columnas desplazadas, separadores incorrectos y problemas de codificación.
- Entra en el portal de los Mossos con las credenciales del establecimiento y ve a «Enviament de fitxers massius».
- Sube el fichero y lee el resultado de la validación. Si hay errores, el portal te indicará qué registros fallan.
- Corrige en el origen. Arregla el dato en la ficha del viajero dentro del programa y vuelve a generar el fichero, en lugar de editarlo a mano.
- Guarda constancia del envío. Anota cuándo se ha subido cada grupo para no repetir envíos ni dejarse ninguno.
Sobre el plazo para comunicar los viajeros: consúltalo en el Real Decreto 933/2021 y en las indicaciones del portal de los Mossos. Lo importante a nivel operativo es tener una rutina diaria fija para no acumular envíos.
Generar el fichero desde el programa de reservas
La forma más fiable de evitar rechazos es que el fichero se construya a partir de los datos que ya están en el sistema de reservas. El flujo ideal sería este:
- El cliente reserva y recibe un correo para hacer el check-in online desde el móvil antes de llegar.
- Cada viajero introduce sus propios datos, de forma que no hay que transcribir listas.
- El programa genera el fichero de viajeros en el formato de los Mossos.
- Alguien del equipo lo sube al portal en el apartado de envíos masivos.
Con HostelOp el proceso funciona así: los huéspedes hacen el check-in online, y el programa genera el fichero en el formato de los Mossos d'Esquadra listo para subir a «Enviament de fitxers massius». Como los Mossos no tienen webservice, la subida final la sigue haciendo una persona, pero desaparece el trabajo de copiar datos y montar el fichero. Para establecimientos fuera de Cataluña, HostelOp envía los partes a SES.Hospedajes automáticamente por webservice y consulta el resultado.
| Aspecto | Cataluña (Mossos) | Resto de España (SES.Hospedajes) |
|---|---|---|
| Destino de los datos | Portal de registro de viajeros de los Mossos | SES.Hospedajes (Ministerio del Interior) |
| Webservice | No disponible | Disponible |
| Envío habitual para grupos | Subida de fichero masivo | Envío automático desde el software |
| Paso manual imprescindible | Subir el fichero al portal | Ninguno si el software lo envía |
¿Qué conviene preguntar al elegir un programa si estás en Cataluña?
- ¿Genera el fichero en el formato de los Mossos, o solo envía a SES.Hospedajes?
- ¿Tiene check-in online para que los viajeros introduzcan sus datos?
- ¿Permite gestionar grupos grandes sin dar de alta a cada persona a mano?
- ¿Está pensado para albergues y casas de colonias, con camas compartidas y grupos, o es un programa de hotel adaptado?
Si quieres ver cómo se hace todo el circuito, desde la reserva hasta el fichero de los Mossos, puedes pedir una demo gratuita de HostelOp o recorrer el tour del programa con capturas.