Triar un programa per a un alberg o una casa de colònies no té res a veure amb triar-lo per a un hotel. Aquí es ven per llit, arriben grups d'escoles i esplais amb monitors, es cobra pensió completa per persona i es demana una bestreta mesos abans de l'estada. Aquest article és una checklist pràctica per avaluar qualsevol programa, sigui del proveïdor que sigui, abans de signar res.
Si el que vols és entendre a fons per què els PMS hotelers solen fallar en un alberg, ho expliquem amb detall a programa d'hotel o programa d'alberg: diferències clau. Aquí ens centrem en què has de comprovar, punt per punt, i com fer-ho durant una demo.
Per què un PMS d'hotel no encaixa en un alberg?
La majoria de programes hotelers parteixen de tres supòsits: una reserva ocupa una habitació sencera, el preu és per habitació i nit, i el client és un particular que paga en arribar o deixa una targeta en garantia. En un alberg o una casa de colònies, els tres supòsits fallen alhora.
| Supòsit del PMS d'hotel | Realitat d'un alberg o casa de colònies |
|---|---|
| Es ven l'habitació | Es venen llits en habitacions compartides |
| Preu per habitació i nit | Preu per persona, edat i règim d'àpats |
| Client individual | Grups, escoles i esplais amb condicions pròpies |
| Pagament en arribar o garantia amb targeta | Bestretes en un o diversos terminis amb data límit |
Quan el programa no s'hi adapta, l'equip acaba treballant amb un sistema "oficial" i un full de càlcul paral·lel per a tot allò que de debò importa. Aquest és el símptoma que cal evitar.
Checklist: 8 coses que ha de tenir un programa de gestió per a albergs
1. Llits i habitacions compartides
El primer és comprovar que el programa entén la plaça com a unitat de venda. Pregunta:
- Puc vendre llits solts d'una mateixa habitació a persones diferents?
- Puc assignar habitacions automàticament o deixar reserves sense habitació assignada que només descomptin places?
- Puc reservar una habitació sencera per a un grup o una família quan m'interessi?
Les reserves sense habitació assignada són molt útils en temporada de colònies: confirmes que hi ha lloc per a tot el grup i repartes les habitacions quan l'escola o l'esplai t'envia la llista definitiva.
2. Grups i tipus de client
Un esplai no paga el mateix que una família ni menja el mateix. Comprova si el programa permet definir tipus de client (per exemple, particulars i escoles o esplais) amb tarifes, règims i extres propis, i si al web el client tria el seu tipus abans de veure preus. Així evites que un particular vegi la tarifa escolar o a l'inrevés.
3. Règims d'àpats per persona
En moltes cases de colònies, el menjar és una part important del preu. El programa hauria de permetre:
- Pensió completa, mitja pensió, allotjament i esmorzar i dret a cuina.
- Preu del règim per persona, no per habitació.
- Preus "a consultar" per als casos que prefereixes pressupostar a mà.
4. Tarifes per edat, menors sense llit i extres
Adults, infants i nadons solen tenir preus diferents, i hi ha menors que no ocupen llit. Revisa també si pots afegir extres (roba de llit, tovalloles, activitats, ús d'una sala) i si el total es calcula sol. Si has de sumar a mà en cada pressupost, el programa no t'està resolent el problema.
5. Bestretes en un o diversos terminis
Els grups reserven amb molta antelació i el més habitual és demanar una o diverses bestretes. El que has d'exigir:
- Terminis configurables, cadascun amb import i data límit.
- Un enllaç de pagament propi per a cada termini.
- Què passa si no es paga: cancel·lació automàtica i avís tant al client com a l'alberg.
Sense això, el seguiment de pagaments acaba depenent de la memòria d'algú de l'equip.
6. Reserves directes al teu web, sense comissió per reserva
Un bon programa de gestió per a albergs inclou un motor de reserves per al web propi, amb disponibilitat en temps real. Fixa't en dos detalls:
- Modes de reserva: reserva directa (el client paga i es confirma sola), pensada per a particulars, i reserva per petició (queda pendent de revisió i tu envies la pre-reserva amb bestreta), pensada per a grups.
- Cobrament: si el pagament va al TPV virtual del teu banc o a una passarel·la del proveïdor, i si hi ha comissió per cada reserva o una quota fixa.
7. Registre de viatgers als Mossos d'Esquadra
El registre de viatgers a Espanya el regula el Reial decret 933/2021. Però a Catalunya hi ha una particularitat que molts programes pensats per a tot l'Estat no tenen en compte: els establiments catalans comuniquen els viatgers només als Mossos d'Esquadra, a través de registreviatgers.mossos.gencat.cat. La Generalitat trasllada les dades a l'Estat, de manera que no cal fer servir SES.Hospedajes (així ho indica una nota de la Direcció General de la Policia del 7 d'agost de 2024).
Els Mossos no ofereixen webservice, per tant el més pràctic és que el programa generi el fitxer en el seu format perquè el puguis pujar a l'apartat "Enviament de fitxers massius" del portal. Un error freqüent és triar un programa que només contempla l'enviament a SES.Hospedajes: per a un alberg català, això no resol l'obligació. Tens tots els detalls a la nostra guia del registre de viatgers (Mossos i SES.Hospedajes). Per a terminis i obligacions concretes, consulta sempre la font oficial.
Relacionat: un check-in en línia des del mòbil abans d'arribar estalvia molta feina a recepció, sobretot amb grups, perquè les dades ja arriben emplenades.
8. Espais, calendari i bloquejos
Un alberg no només té habitacions. Comprova que pots:
- Assignar a una reserva espais que no són habitacions: banys de planta, sales, menjadors.
- Veure un calendari d'ocupació clar.
- Bloquejar habitacions (manteniment, ús intern) i tancar dates senceres.
Quins altres punts marquen la diferència en el dia a dia?
- Idiomes: interfície i correus al client en català, castellà i anglès si reps públic variat.
- Correus automàtics: confirmació, recordatori de check-in i sol·licitud de ressenya, més un resum diari per a l'equip.
- Implantació: si algú configura el programa amb les teves tarifes i forma l'equip, o si et donen un usuari i t'espavilis.
Com comprovar la checklist en una demo: pas a pas
Les demos genèriques ho ensenyen tot molt bonic. Per sortir-ne amb respostes reals, porta preparat un cas teu:
- Tria una reserva difícil de la temporada passada: un grup escolar amb monitors, infants de diverses edats, pensió completa i alguna sala.
- Demana que la creïn davant teu, des del web públic si és possible, triant el tipus de client.
- Revisa el preu final: coincideix amb el que hauries cobrat sense tocar res a mà?
- Configura dos terminis de bestreta i pregunta què passa si el segon no es paga.
- Assigna llits: deixa part del grup sense habitació i comprova que les places es descompten.
- Demana veure com es genera el fitxer de viatgers per als Mossos, tal com el faries servir tu.
- Pregunta pel cost total: quota, comissió per reserva, passarel·la de pagament i implantació.
Errors habituals en triar programa
- Decidir pel preu de la quota sense calcular les hores que continuaràs dedicant a fulls de càlcul.
- Acceptar el "això es pot fer amb un truc": si els llits compartits o els grups requereixen apanys, acabaran sent errors d'ocupació.
- Oblidar el registre de viatgers fins després de contractar, o no comprovar que funciona amb els Mossos.
- No implicar l'equip de recepció, que és qui farà servir el programa cada dia.
Checklist ràpida per imprimir
- Venda per llit en habitacions compartides i reserves sense habitació assignada.
- Tipus de client amb tarifes, règims i extres propis.
- Règims d'àpats per persona i preus a consultar.
- Tarifes per adult, infant i nadó, menors sense llit i extres.
- Bestretes en diversos terminis amb enllaç de pagament i cancel·lació automàtica.
- Motor de reserves al teu web, directa i per petició, sense comissió per reserva.
- Fitxer de viatgers en el format dels Mossos i check-in en línia.
- Espais assignables, calendari d'ocupació, bloquejos i tancaments.
I HostelOp?
Hem construït HostelOp precisament al voltant d'aquesta llista: llits compartits, tipus de client, règims d'àpats, bestretes en terminis cobrades amb el teu TPV Redsys, fitxer de viatgers per als Mossos i un motor de reserves propi sense comissions. Però fes-la servir per avaluar qualsevol opció, també la nostra.
Si vols veure com es resol cada punt amb captures reals, fes el tour del programa amb captures o demana una demo gratuïta de HostelOp i porta la teva reserva més complicada: la muntem amb tu.