Si portes un alberg, una casa de colònies o un hostel a Catalunya, el registre de viatgers funciona diferent que a la resta de l'Estat. Aquí no cal connectar-se a SES.Hospedajes: la comunicació es fa als Mossos d'Esquadra i és la Generalitat qui trasllada les dades a l'Estat. Aquest article va a la part operativa: com s'envien els viatgers al portal dels Mossos, com funciona l'enviament de fitxers massius, per què el portal rebutja fitxers i com estalviar-te de teclejar dades.
Si el que busques és una visió general de la normativa i de les diferències entre Mossos i SES.Hospedajes, la tens a la nostra guia del registre de viatgers. Aquí anem al gra.
Per què un alberg de Catalunya comunica als Mossos i no a SES.Hospedajes?
El registre de viatgers a Espanya el regula el Reial decret 933/2021. A la major part del territori, els establiments envien els comunicats a SES.Hospedajes, la plataforma del Ministeri de l'Interior.
Catalunya és un cas a part. Els establiments catalans comuniquen els viatgers només als Mossos d'Esquadra, a través de registreviatgers.mossos.gencat.cat. La Direcció General de la Policia ho va aclarir en una nota del 7 d'agost de 2024: la Generalitat trasllada aquestes dades a l'Estat, de manera que els establiments de Catalunya no s'han de donar d'alta ni enviar res a SES.Hospedajes.
Això té una conseqüència pràctica a l'hora de triar programa: un software que només sàpiga enviar a SES.Hospedajes no et resol res si ets a Catalunya. Si també gestiones establiments fora de Catalunya, el procediment és un altre i l'expliquem a SES.Hospedajes: què és, qui hi està obligat i el cas de Catalunya.
Com es comuniquen els viatgers al portal dels Mossos?
Al portal de registre de viatgers dels Mossos hi ha, a la pràctica, dues maneres de treballar:
- Alta manual de cada viatger: omples un formulari per persona. Funciona si reps pocs hostes, però amb grups es fa inassumible.
- Enviament de fitxers massius: puges un fitxer que conté les dades de diversos viatgers alhora, en el format que defineix el mateix portal.
Un punt clau: els Mossos no tenen webservice. Vol dir que cap programa pot enviar les dades automàticament al seu sistema, com sí que passa amb SES.Hospedajes. Sempre hi haurà un pas humà: algú de l'equip entra al portal i puja el fitxer. El que sí que es pot automatitzar és la preparació del fitxer, que és on es perd més temps i on apareixen gairebé tots els errors.
L'accés al portal es fa amb les credencials de l'establiment. Si encara no estàs donat d'alta o tens dubtes sobre com obtenir-les, la referència és el mateix portal dels Mossos o l'administració competent. No et refiïs d'instruccions de tercers que poden haver quedat desfasades.
Per què l'enviament massiu és gairebé imprescindible en un alberg?
Un hotel rep una parella, després una família, després un viatger sol. Un alberg o una casa de colònies rep sovint un grup sencer que arriba alhora: una escola, un esplai, un club esportiu, un agrupament escolta. Donar d'alta un per un tots els nens i monitors d'un grup en un formulari web és lent i és la recepta perfecta per a errors de tecleig.
Amb l'enviament de fitxers massius, la feina es redueix a tres coses:
- Tenir les dades correctes de cada viatger.
- Generar el fitxer en el format exacte que demana el portal.
- Pujar-lo i comprovar-ne el resultat.
Si les dades ja són al programa de reserves (per exemple, perquè els mateixos hostes les han introduït en un check-in en línia), generar el fitxer passa a ser una tasca de pocs segons.
Per què el portal rebutja un fitxer de viatgers?
El portal valida el fitxer abans d'acceptar-lo. Les especificacions exactes (camps, ordre, longituds, codificació) són a la documentació tècnica que publica el mateix portal dels Mossos, i és allà on cal comprovar-les. Però, a la pràctica, els rebuigs solen venir d'unes poques famílies de problemes.
1. Dades obligatòries buides
Falta el número de document, la data de naixement, la nacionalitat o la data d'entrada d'algun viatger. Amb grups és molt habitual: el responsable envia una llista amb noms i cognoms, però sense els documents dels menors o sense el segon cognom.
2. Format incorrecte d'un camp
Dates escrites en un format diferent del que espera el portal, documents amb espais o guions, tipus de document que no quadra amb el número (un passaport marcat com a DNI, per exemple) o codis de país que no segueixen la codificació prevista.
3. Estructura del fitxer alterada
Passa molt quan el fitxer es prepara a mà amb un full de càlcul: columnes desplaçades, separadors que canvien en desar, files de capçalera que no hi haurien de ser o una codificació de caràcters que espatlla els accents, la «ç» i la «ñ» dels cognoms.
4. Incoherències entre dates
Dates de sortida anteriors a la d'entrada, dates de naixement impossibles o estades amb una data d'entrada que no correspon a l'arribada real del grup, per exemple perquè es va moure la reserva i ningú no va actualitzar les dades.
5. Viatgers duplicats o mal agrupats
El mateix hoste enviat dues vegades perquè s'ha pujat el fitxer repetit, o viatgers assignats a una estada que no és la seva. No sempre provoca un rebuig, però deixa un registre desordenat que després costa corregir.
Gairebé tots aquests errors tenen el mateix origen: les dades passen per massa mans (el client, un correu, un full de càlcul, la persona de recepció) abans d'arribar al fitxer.
Checklist: com preparar i enviar el fitxer sense rebuigs
- Recull les dades abans de l'arribada. Demana al client o al responsable del grup que completi les dades de cada viatger amb antelació, millor amb un formulari de check-in en línia que no pas per correu.
- Revisa els menors i els documents estrangers. Són els casos on més sovint falten dades o es confon el tipus de document.
- Comprova les dates reals. Si la reserva ha canviat de dates o de nombre de persones, actualitza-la abans de generar el fitxer.
- Genera el fitxer des del programa, no des d'un full de càlcul. T'estalvies columnes desplaçades, separadors incorrectes i problemes de codificació.
- Entra al portal dels Mossos amb les credencials de l'establiment i ves a «Enviament de fitxers massius».
- Puja el fitxer i llegeix el resultat de la validació. Si el portal indica errors, identifica quins viatgers o camps hi estan implicats.
- Corregeix a l'origen. Arregla la dada a la fitxa del viatger dins del programa i torna a generar el fitxer, en lloc d'editar-lo a mà.
- Deixa constància de l'enviament. Anota quan s'ha pujat cada grup per no repetir enviaments ni deixar-te'n cap.
Sobre el termini per comunicar els viatgers: consulta'l al Reial decret 933/2021 i a les indicacions del portal dels Mossos. A nivell operatiu, el que importa és tenir una rutina diària fixa (per exemple, a la mateixa hora cada dia) per no acumular enviaments pendents.
Com es genera el fitxer des del programa de reserves?
La manera més fiable d'evitar rebuigs és que el fitxer es construeixi a partir de les dades que ja són al sistema de reserves. El circuit ideal és aquest:
- El client reserva i rep un correu per fer el check-in en línia des del mòbil abans d'arribar.
- Cada viatger introdueix les seves pròpies dades, de manera que no cal transcriure llistes.
- El programa genera el fitxer de viatgers en el format dels Mossos.
- Algú de l'equip el puja al portal, a l'apartat d'enviaments massius.
Amb HostelOp funciona així: els hostes fan el check-in en línia i el programa genera el fitxer en el format dels Mossos d'Esquadra, a punt per pujar a «Enviament de fitxers massius». Com que els Mossos no tenen webservice, la pujada final la continua fent una persona, però desapareix la feina de copiar dades i muntar el fitxer. Per als establiments de fora de Catalunya, HostelOp envia els comunicats a SES.Hospedajes automàticament per webservice i en consulta el resultat.
| Aspecte | Catalunya (Mossos) | Resta d'Espanya (SES.Hospedajes) |
|---|---|---|
| Destí de les dades | Portal de registre de viatgers dels Mossos | SES.Hospedajes (Ministeri de l'Interior) |
| Webservice | No disponible | Disponible |
| Enviament habitual amb grups | Pujada d'un fitxer massiu | Enviament automàtic des del software |
| Pas manual imprescindible | Pujar el fitxer al portal | Cap, si el software ho envia |
Què has de preguntar en triar un programa si ets a Catalunya?
- Genera el fitxer en el format dels Mossos, o només envia a SES.Hospedajes?
- Té check-in en línia perquè els viatgers introdueixin les seves dades?
- Permet gestionar grups grans sense donar d'alta cada persona a mà?
- Està pensat per a albergs i cases de colònies, amb llits compartits i grups, o és un programa d'hotel adaptat?
Si vols veure tot el circuit, de la reserva fins al fitxer dels Mossos, pots demanar una demo gratuïta de HostelOp o fer el tour del programa amb captures.