Aquest article no explica què és el registre de viatgers ni qui hi està obligat. Per a això tens la guia del registre de viatgers (Mossos i SES.Hospedajes) i l'article SES.Hospedajes: què és, qui hi està obligat i el cas de Catalunya. Aquí anem a una cosa més concreta: per què et rebutgen un part i com arreglar-ho sense perdre-hi la tarda.
El marc, en una frase: a Catalunya els albergs i les cases de colònies comuniquen els viatgers només als Mossos d'Esquadra, pujant un fitxer al seu portal; no cal fer-ho també a SES.Hospedajes. Els errors de fons, però, gairebé sempre neixen al mateix lloc: una dada mal recollida o mal copiada.
Per què es rebutja un part de viatgers?
Un part es rebutja, totalment o en part, quan algun camp no supera les validacions del sistema que el rep. Aquestes validacions comproven, entre altres coses, que els camps obligatoris estiguin plens, que tinguin el format esperat i que les dades siguin coherents entre elles (per exemple, que la data de sortida no sigui anterior a la d'entrada).
Els formats exactes de cada camp els fixa l'especificació tècnica vigent dels Mossos. No els reproduïm aquí perquè poden canviar: consulta sempre la documentació oficial a registreviatgers.mossos.gencat.cat i la norma de referència, el Reial decret 933/2021.
Quins són els errors més habituals, camp per camp?
| Camp | Error típic | Com evitar-lo |
|---|---|---|
| Tipus de document | Marcar DNI a un estranger amb NIE o passaport | Triar el tipus mirant el document físic, no la nacionalitat |
| Número de document | Espais, guions, punts o lletra de control oblidada | Copiar el número tal com surt, sense afegits |
| Nacionalitat | País escrit en text lliure o en un altre idioma | Fer servir la llista tancada o el codi que demana el sistema |
| Menors | Falten dades obligatòries o la relació amb l'adult | Revisar els requisits vigents abans de l'arribada |
| Municipi | Nom mal escrit, en un altre idioma o sense codi | Seleccionar d'un llistat en lloc d'escriure'l |
| Dates | Format diferent, dia i mes invertits, sortida abans d'entrada | Selectors de data i revisió de coherència |
1. Tipus de document que no quadra amb el número
És l'error més freqüent. Un estranger resident a l'Estat sol tenir NIE, no DNI; un turista viatja amb passaport o amb el document d'identitat del seu país. Si a la fitxa hi posa «DNI» però el número comença amb una lletra pròpia del NIE, o té la forma d'un passaport, el sistema pot detectar la incoherència.
Correcció: demana el document i tria el tipus segons el que és, no segons d'on ve la persona. En grups (escoles, esplais, clubs) demana expressament el tipus de document al full de dades, no només el número.
2. Número de document mal escrit
Espais al mig, guions, punts de separació, una «O» en lloc d'un «0» o la lletra final oblidada. A ull sembla correcte; per a una validació automàtica, no ho és.
Correcció: elimina tot el que no sigui lletra o número i revisa els caràcters que es confonen (O/0, I/1, B/8). Si el client ha omplert les dades a mà, compara-les amb el document a recepció.
3. Nacionalitat en format incorrecte
Escriure «Alemanya», «Germany» o «Alemania» en un camp que espera un codi de país o un valor d'una llista tancada és motiu de rebuig. Passa molt quan s'importen fulls de càlcul que cada responsable de grup omple a la seva manera.
Correcció: treballa sempre amb desplegables de països, mai amb text lliure. Si reps llistats en Excel, normalitza la columna de nacionalitat abans de passar-la al teu sistema.
4. Menors amb dades incompletes
Els albergs i les cases de colònies reben molts menors: colònies, casals, famílies. Quines dades han de constar dels menors i de la persona adulta responsable, i com s'indica la relació de parentiu o tutela, depèn de la normativa i de l'especificació vigent. No ho resumim aquí per no donar una edat o un requisit que pugui haver quedat desfasat: comprova-ho a la documentació oficial.
Correcció: un cop coneguis els requisits, inclou-los al formulari que envies al responsable del grup amb antelació. El que no es demana abans de l'arribada difícilment s'aconsegueix bé amb quaranta criatures a la porta.
5. Municipi o adreça mal escrits
Accents perduts, versions en un altre idioma (Lérida/Lleida, Gerona/Girona), municipis inexistents per una errada o un camp que demana codi i rep text. En estrangers, barrejar la ciutat amb la regió o el codi postal.
Correcció: per als residents a l'Estat, selecciona el municipi d'un llistat; per als estrangers, separa bé ciutat, país i codi postal en els camps que toquin.
6. Dates incoherents
Data de naixement posterior a l'entrada, sortida anterior a l'arribada, data d'expedició del document en el futur, o dia i mes invertits (molt típic amb clients de països que escriuen primer el mes).
Correcció: fes servir selectors de calendari en lloc de camps de text i revisa sempre les estades modificades a última hora: si s'amplien nits a la reserva però no al registre, apareixen incoherències.
Quins errors no depenen del client?
- Dades de l'establiment: un codi d'establiment o unes credencials incorrectes fan fallar tot l'enviament, no un viatger concret.
- Codificació de caràcters: la ç, la l·l, la ñ o els accents poden arribar corromputs si el fitxer es genera o s'edita amb un programa que no respecta la codificació esperada.
- Fitxers editats a mà: obrir el fitxer generat amb un editor o un full de càlcul i desar-lo pot alterar separadors, salts de línia o zeros inicials.
- Enviaments duplicats: tornar a pujar el fitxer sencer per corregir un sol viatger pot generar duplicats. Abans, consulta al portal com es corregeix o s'anul·la una comunicació ja feta.
Si el que necessites és el procés de generació i pujada del fitxer pas a pas, el tens explicat a registre de viatgers als Mossos: com enviar el fitxer sense errors.
Com es corregeix un part rebutjat?
- Llegeix el missatge d'error sencer. Identifica quin viatger i quin camp ha fallat. No tornis a enviar a cegues.
- Corregeix a l'origen. Arregla la dada a la fitxa del client o a la reserva, no només al fitxer; si no, l'error tornarà.
- Comprova el document físic si tens dubtes sobre tipus, número o dates.
- Regenera el fitxer des del teu sistema, sense editar-lo a mà.
- Segueix el procediment del portal per corregir o anul·lar el que ja s'ha comunicat, en lloc de duplicar enviaments.
- Verifica el resultat al portal dels Mossos fins que vegis el part acceptat.
- Apunta la causa. Si un error es repeteix, el problema és en com recculls les dades, i és allà on cal actuar.
Checklist perquè no et tornin a rebutjar el part
- Formulari de dades amb llistes tancades per a tipus de document, país i municipi.
- Camps de data amb calendari, mai text lliure.
- Dades de menors i de l'adult responsable demanades abans de l'arribada en grups.
- Plantilla única perquè els responsables de grup enviïn els llistats.
- Ningú edita a mà el fitxer generat.
- Revisió diària del resultat dels enviaments, no setmanal.
- Canvis de dates de la reserva traslladats també a les dades del registre.
- Documentació oficial consultada quan el portal anunciï canvis de format.
Recollir bé les dades és la meitat de la feina
La majoria de rebuigs no es resolen al portal, sinó abans: en com arriben les dades a l'alberg. Com menys vegades es transcriu una dada, menys oportunitats hi ha d'equivocar-se.
Amb HostelOp, el client pot fer el check-in online des del mòbil abans d'arribar i introduir ell mateix les seves dades. A partir d'aquestes dades, el programa genera el fitxer de viatgers en el format dels Mossos d'Esquadra perquè el pugis al seu portal («Enviament de fitxers massius»), sense haver de copiar res a mà. Si vols veure com funcionaria amb el cas del teu alberg o casa de colònies, pots demanar una demo gratuïta de HostelOp.