Una família troba l'alberg a internet, envia un correu per preguntar si hi ha lloc, espera resposta, demana el preu amb mitja pensió per a dos adults i dos infants, torna a esperar i, finalment, fa una transferència. Cada missatge d'anada i tornada és un moment en què pot acabar reservant en un altre lloc, i cada dada copiada a mà és un error possible.
Un motor de reserves a la web de l'alberg pot fer bona part d'aquesta feina. Però només si s'adapta a com ven un alberg i si es decideix bé quan es deixa reservar el client sol i quan convé revisar la sol·licitud abans. Aquest article se centra en la venda directa a particulars i famílies. Si estàs comparant programes de gestió en general, tens una llista completa a la checklist per triar programa de gestió per a albergs.
Què ha de fer un motor de reserves per a alberg?
El motor de reserves és el mòdul integrat a la web de l'establiment que permet al client consultar disponibilitat, veure preus, pagar i rebre la confirmació. Fins aquí, el mateix que en un hotel.
La diferència és el que es ven. Un hotel ven habitacions; un alberg sovint ven places. Per això un motor pensat per a hotels es queda curt si no contempla:
- Llits en habitacions compartides: una família pot ocupar part d'una habitació i la resta continuar a la venda.
- Tarifes per persona diferents per a adults, infants i nadons, i menors que no ocupen llit.
- Règims de menjar per persona: pensió completa, mitja pensió, allotjament i esmorzar o dret a cuina.
- Extres com roba de llit, tovalloles o activitats.
- Reserves sense habitació assignada que descompten places i es poden organitzar més endavant.
Si el motor t'obliga a disfressar-ho tot de «habitació doble» o «habitació quàdruple», acabaràs amb preus incoherents o gestionant excepcions a mà, que és precisament el que volies evitar.
Per què vendre des de la web pròpia de l'alberg?
Les plataformes d'intermediació donen visibilitat, però cobren per cada reserva i es queden bona part de la relació amb el client. Vendre des de la teva web té avantatges concrets:
- Sense comissió per reserva: l'import de l'estada és teu, a banda del que et cobri el banc pel TPV (consulta-ho amb la teva entitat).
- Les teves condicions: tu decideixes les bestretes, els terminis de pagament i la política de cancel·lació.
- Contacte directe amb la família des del primer moment, per enviar informació pràctica, resoldre dubtes i demanar una ressenya després.
- Les dades que necessites: edats, règim, al·lèrgies o necessitats especials, i no el que decideixi un tercer.
Per saber què representa en el teu cas pagar per reserva davant d'una quota fixa, pots fer números amb les teves dades a la calculadora de comissions.
Quins elements fan que la venda sigui realment automàtica?
Disponibilitat en temps real
El client només ha de veure el que és lliure de debò. Això vol dir que el motor ha de llegir el mateix calendari d'ocupació que fa servir l'equip, amb els bloquejos d'habitacions (obres, un grup pendent de confirmar) i els tancaments de dates. Si la disponibilitat s'actualitza a mà, tard o d'hora arriba la doble reserva.
Pagament amb el TPV del teu banc
El més net és que el client pagui amb el TPV virtual que ja tens contractat amb el banc, habitualment Redsys. Els diners arriben al teu compte sense intermediaris. Abans d'activar-lo, comprova amb l'entitat que el TPV està donat d'alta per a cobraments per internet.
Confirmació automàtica
Quan el pagament es completa, la reserva ha de quedar confirmada sola: places descomptades del calendari, correu de confirmació al client i avís a l'equip. Sense aquest pas, el motor és només un formulari bonic.
Idioma del client
A Catalunya, com a mínim, la web de reserves i els correus haurien d'estar en català, castellà i anglès. Una família estrangera que no entén les condicions és una família que trucarà o que no reservarà.
Reserva directa o reserva per petició: quan convé cadascuna?
Aquesta és la decisió que marca la diferència. En la reserva directa, el client paga i la reserva es confirma sola. En la reserva per petició, la sol·licitud queda pendent; l'alberg la revisa i, si l'accepta, envia una pre-reserva amb una bestreta que el client ha de pagar per confirmar.
| Situació | Mode recomanat | Per què |
|---|---|---|
| Parella o família petita, cap de setmana, règim estàndard | Directa | No hi ha res a revisar; com abans pagui, abans tens la venda assegurada. |
| Família nombrosa o diverses famílies juntes | Per petició | Convé revisar el repartiment de llits i potser ajustar habitacions. |
| Règims o serveis amb preu «a consultar» | Per petició | El preu final depèn del que demani el client. |
| Dates de molta demanda en què prioritzes certs clients | Per petició | Pots decidir abans de comprometre les places. |
| Necessitats especials (accessibilitat, dietes, horaris) | Per petició | Has de confirmar que les pots atendre. |
| Estades curtes en temporada baixa | Directa | La revisió manual afegeix fricció sense aportar res. |
No cal triar un sol mode per a tot l'alberg. El més pràctic és oferir la reserva directa per al cas habitual i deixar la petició per al que de debò necessita revisió. I si també treballes amb escoles o esplais, separar tipus de client, cadascun amb les seves tarifes, règims i extres, evita que una família vegi preus de grup o a l'inrevés.
Com funciona una reserva per petició amb bestreta, pas a pas
- El client envia la sol·licitud des de la web amb dates, nombre de persones per edat, règim i comentaris.
- L'alberg la revisa: places, repartiment d'habitacions i peticions especials.
- S'envia la pre-reserva amb l'import de la bestreta, la data límit i un enllaç de pagament.
- El client paga la bestreta amb el TPV i la reserva passa a confirmada.
- Si hi ha més terminis, per exemple un segon pagament abans de l'arribada, cadascun té el seu import, data límit i enllaç.
- Si un termini no es paga a temps, la reserva es cancel·la, s'avisa el client i l'alberg, i les places tornen a estar disponibles.
El sisè pas és el que més feina estalvia: sense cancel·lació automàtica, les pre-reserves impagades ocupen places que podries estar venent.
Errors habituals en posar un motor de reserves a la web
- Activar la reserva directa per a tot, inclosos grups grans o serveis a consultar. Després toca trucar el client per refer el preu.
- Preus per habitació quan vens per persona: una família de tres paga com si fossin quatre, o queda un llit sense cobrar.
- Oblidar els menors sense llit: els nadons compten com a plaça ocupada i bloquegen disponibilitat.
- Condicions de cancel·lació que no quadren amb els terminis de bestreta configurats.
- Amagar el motor en una pàgina secundària: el botó de reservar ha de ser visible a tota la web.
- No revisar els correus automàtics: si la confirmació no explica l'hora d'arribada, què cal portar o com arribar-hi, l'equip rebrà sempre les mateixes preguntes.
Checklist per començar a vendre directament
- Confirma amb el banc que el TPV virtual admet pagaments per internet i demana les dades d'integració.
- Defineix tarifes per adult, infant i nadó, els règims que ofereixes i els extres.
- Decideix quins casos van per reserva directa i quins per petició.
- Fixa la política de bestretes: quants terminis, quin import i quina data límit.
- Redacta les condicions de reserva i cancel·lació i comprova que coincideixen amb la configuració.
- Carrega habitacions i llits, i marca bloquejos i tancaments de temporada.
- Revisa els textos dels correus en tots els idiomes que ofereixes.
- Fes una reserva de prova completa, amb un pagament real de poc import si el banc ho permet, i una cancel·lació.
- Posa el botó de reservar a la capçalera i a les pàgines d'habitacions.
- Al cap d'unes setmanes, mira quines reserves per petició podrien passar a directes per reduir feina.
Un cop confirmada la reserva, queda l'obligació del registre de viatgers que regula el Reial decret 933/2021. A Catalunya, els establiments comuniquen els viatgers només als Mossos d'Esquadra, a través de registreviatgers.mossos.gencat.cat, i no han de fer servir SES.Hospedajes. Un check-in en línia abans d'arribar ajuda a tenir les dades a punt.
Com ho resol HostelOp
HostelOp inclou un motor de reserves propi per a la web de l'alberg, sense comissions per reserva, amb disponibilitat en temps real, pagament amb el TPV Redsys del teu banc i els dos modes que hem vist: directa, amb confirmació automàtica, i per petició, amb pre-reserva i bestretes en un o diversos terminis que es cancel·len soles si no es paguen. Les tarifes per adult, infant i nadó, els règims per persona i els llits compartits hi són des del principi, i després de la reserva genera el fitxer de viatgers en el format dels Mossos per pujar-lo al seu portal.
Si vols veure-ho amb un cas com el teu, pots demanar una demo gratuïta de HostelOp o recórrer el tour del programa amb captures.